2019_GR_00069 - reglementen - verhuurreglement Gemeenteplein Edegem - goedkeuring

De opgedane ervaringen met de evenementen in het verleden georganiseerd door externen op het Gemeenteplein leren ons dat er nood is aan meer duidelijkheid over alle detailaspecten met betrekking tot het gebruik van het Gemeenteplein. Ondertussen werkt de gemeente ook met een digitaal reservatiesysteem en met een verplicht evenementenformulier. Daarom is het nu wenselijk om een nieuw verhuurreglement voor het Gemeenteplein op te stellen.

Enkele nieuwe zaken in het nieuwe verhuurreglement zijn de volgende:

• Er wordt duidelijk gemaakt welke stukken van het Gemeenteplein wel en niet bij de verhuring inbegrepen zijn bv parking niet (art 1)
• De aard van activiteiten die toegelaten worden wordt beschreven (art 2)
• Er worden 3 categorieën gebruikers voorgesteld: (art 3)
  • Categorie 1 (gratis MET waarborg):
  1. Het gemeente en ocmw-bestuur Edegem en hun diensten
  2. Erkende Edegemse verenigingen
  3. Edegemse gemeentelijke adviesraden
  4. Edegemse buurtcomités
  5. Edegemse particulieren
  6. Edegems personeel
  7. Edegemse politieke partijen
  • Categorie 2:
  1. Edegemse lokale zelfstandigen en winkeliers
  • Categorie 3:
  1. Niet-Edegemse verenigingen
  2. Niet-Edegemse particulieren
  3. Commerciële organisatoren
• Reserveren gebeurt digitaal via het digitale reservatiesysteem. Via deze link kan een optie genomen worden op het Gemeenteplein.
  De geplande activiteit moet gelijktijdig verplicht via het evenementenformulier aangegeven worden. aanvragen moeten ook tijdig ingediend worden: 30d op voorhand.
• De tarieven worden verduidelijkt in art 5: (categorie 1 = gratis (enkel waarborg))

  Tarieven (indexeerbaar)

  Huur Gemeenteplein Edegem	Categorie 2	Categorie 3
  ganse dag	100	500
  dagdeel 1: 9u-13u	50	250
  dagdeel 2: 13u-18u	50	250
  dagdeel 3: 18u tot 22u	75	400
  Opbouw- of demontagedag (per dag)	50	100
  Gebruik nutsvoorzieningen (per dag)	Forfait 50	Forfait 50
  Opruimen-vegen plein (indien nodig)
  Per werkuur	60	60
  Annuleringsvergoeding aan gemeente
  minder dan een maand vooraf datum	50	200
  Waarborg (voor eventuele schade of nalatigheid)
  	250	500

  Het college van burgemeester en schepenen kan afwijken van het tarief bij de organisatie van een benefiet of activiteiten met een sociale doelstelling.

• Volgende praktische afspraken worden opgelijst: (art 6)
  1. Affichering: Affiches mogen niet opgehangen worden.
  2. Flyeren: Er mag niet geflyerd worden tijdens het event. Er mogen wel flyers gelegd worden bij omliggende handelaars indien zij akkoord zijn.
  3. Startuur en einduur: Het startuur van de activiteit is ten vroegste 9 uur en het einduur is ten laatste 22 uur.
  4. Beplantingen en fontein: De beplantingen rondom het plein mogen niet betreden worden, zij moeten voldoende afgeschermd zijn om doorstappen onmogelijk te maken. Indien de plaats van de fontein mee in gebruik genomen wordt, moet vooraf een aanvraag ingediend zijn om deze af te zetten.
  5. Vrije doorgang hulpdiensten: Een breedte van tenminste 4 meter aan het gemeentehuis en voor de huizen op het Gemeenteplein moet gevrijwaard zijn voor de interventies van politie, brandweer of andere hulpdiensten.
  6. Parking: De parking op het Gemeenteplein kan niet gereserveerd worden.
  7. Nutsvoorzieningen: Elke organisator zorgt voor eigen nutsvoorzieningen (bv stroomgroep). De gemeente ontleent geen stroomgroepen. De organisator zorgt zelf ook voor een aangepaste verloopstekker noodzakelijk om aan te sluiten op de marktkassen.
  8. Sanitair: Er moet gebruik gemaakt worden van chemische toiletten. Er is geen afvoer mogelijk.
  9. Eten en drinken: Alle bestaande horecaregels moeten worden gerespecteerd, zowel voor drank als voedsel. De gemeente Edegem stimuleert het gebruik van fair trade producten zoals fruitsappen, koffie en wijn. Herbruikbare bekers zijn vereist.
  10. Roken: De organisator kijkt er op toe dat er geen sigarettenpeuken op de grond gegooid worden. Hij zal hiertoe zelf een assenreservoir voorzien.
  11. Drankverbod minder dan 16j: Er mogen geen alcoholische dranken worden geschonken aan jongeren beneden de zestien jaar en geen sterke drank aan minderjarigen beneden de achttien jaar. De organisator is verantwoordelijk voor de opvolging hiervan.
  12. Geluid en andere overlast: De organisator zorgt er voor dat er geen geluidshinder of andere overlast is voor de omwonenden. De geldende orde- en milieuwetgevingen worden door de organisator gehandhaafd. Na 22u is standaard max 85 Db toegelaten. Oordopjes zijn verplicht vanaf 85 Db (ter beschikking stellen).
  13. Afval: Afvalcontainers kunnen aangevraagd worden via het digitaal loket van de gemeente. Na het evenement worden de afvalcontainers verzameld ter hoogte van de schoolbushalte Trooststraat. Deze containers worden nadien geledigd op kosten van de organisator.
  14. Schoonmaak: Het plein moet in verzorgde en oorspronkelijke staat achtergelaten worden onmiddellijk na de activiteit. De organisator is verantwoordelijk voor het reinigen van de standplaats en de ruime omgeving. 

Financieel: Er wordt getarifeerd aan bovenstaande tabel. Nieuw is het feit dat facturen 3 weken voorafgaand het evenement betaald moeten zijn om annulering te voorkomen en zekerheid te hebben dat de gevraagde waarborg ook effectief betaald wordt. Op dit ogenblik gebeurt de facturatie pas achteraf.

Artikel 40 §3 van het decreet lokaal bestuur
De raad stelt de gemeentelijke reglementen vast. Met behoud van de toepassing van de federale wetgeving in verband met de bevoegdheid van de gemeenteraad om politieverordeningen vast te stellen, kunnen de reglementen onder meer betrekking hebben op het gemeentelijk beleid, de gemeentelijke belastingen en retributies, en op het inwendige bestuur van de gemeente.

Er is vraag naar het organiseren van activiteiten tijdens de zomermaanden op het Gemeenteplein van Edegem. Het gemeentebestuur stelt daarom het Gemeenteplein op
vrije momenten ter beschikking om activiteiten te organiseren op zowel cultureel, sportief, commercieel als animatief vlak. Hiervoor heeft de gemeenteraad op 19 december 2016 een reglement Gemeenteplein goedgekeurd om het gebruik hiervan te regelen. Elke aanvraag die betrekking heeft op het gebruik van het Gemeenteplein wordt systematisch voorgelegd aan het college.